Bölüm Yöneticisi / Yönetici Asistanı

Stockholm (Sundbyberg) bölgesindeki bir şirket için Bölüm Yöneticisi/Yönetici Asistanı arıyoruz. Başlangıç Şubat 2026 başında, ilk olarak 1 yıllık sözleşme. Sonrasında uzatma imkanı.

Görev Tanımı:

Görev, İstasyon Tekniği NT bölümündeki bölüm yöneticisine ve birkaç bölüm/birim yöneticisine yönetici/asistan olmayı kapsar. Rol, çeşitli birimler ve bölümler arasında paylaşılacaktır.

Rol, bölüm faaliyetlerinin sorunsuz işlemesini sağlamak, özellikle yöneticilerin yükünü hafifletmek ve yönetsel sistemler ile görevlerde yapı ve düzeni korumak için merkezi öneme sahiptir.

Bölüm Yöneticisi, bağımsız olarak ve büyük öz sorumlulukla, bölüm, bölüm ve birim yöneticileriyle birlikte çalışarak, yönetsel görevleri planlayıp yerine getirerek yöneticilerin günlük iş yükünü hafifletmek için çalışmalıdır.

Görev, bir kaynak danışmanı tarafından yerine getirilecektir (devam eden işte takviye sağlamak amacıyla bir Danışman tarafından yürütülen bir hizmet).

İş Görevleri:

1. Yöneticilere yönetsel destek

• Takip yönetimi ve toplantı rezervasyonları.
• Toplantı materyalleri ve sunumların hazırlanması (örneğin, birim toplantıları için ortak bilgi).
• Danışmanlar ve çalışanlarla ilgili belge ve kararların yönetsel yönetimi ve koordinasyonu (örneğin, yetki devirleri, çıkar çatışması beyanları).
• İntranet sayfalarının güncellenmesi.

2. Personel yönetimi

• Çalışanların ve danışmanların işe alım ve ayrılış süreçlerinde destek. Ekipman, yetki ve erişimlerin sipariş edilmesi.
• İzin listelerinin yönetimi.
• Oryantasyon programları ve iç etkinliklerde destek.

3. Ekonomi ve satın alma

• Gerektiğinde malzeme, ekipman ve hizmet satın alımı.
• UBW'den basit raporlamaların derlenmesi.
• Gerektiğinde fatura yönetimi ve muhasebeleştirme.

4. Toplantı ve etkinlik koordinasyonu

• İç toplantılar, çalıştaylar ve konferansların planlanması.
• Mekan, teknik ve ikram rezervasyonları.
• Gerektiğinde gündem oluşturma ve tutanak yazma.
• İstasyon Tekniği bölüm yönetim grubuna (NT LG) destek. (Yıllık çarkı planlama, gündemleri planlama, yönetim grubu toplantılarını ve kararları belgeleme, konukları davet etme, eylemleri takip etme.)

5. İletişim ve belgelendirme

• İntranet ve bölümün sunum materyallerinin güncellenmesi.
• Basit karar altlıkları yazma.
• Dosya sunucusu ve SharePoint üzerinde belge yönetimi ve arşivleme.
• Merkezi olarak eksik olan durumlarda kendi sorumluluk alanında prosedürler oluşturma ve güncelleme.
• Yönetici ağı ile işbirliği.

Bu rol için İsveççe ve İngilizce'de akıcı konuşma ve yazma becerileri gereklidir.

Güvenlik kontrolü: Güvenlik kontrolü ve kayıt kontrolü gereklidir.

Bu, Stockholm (Sundbyberg) üzerinden Incluso aracılığıyla %100 danışmanlık görevidir. Başlangıç Şubat 2026 başında, ilk olarak 1 yıllık süreli görev, sonrasında uzatma imkanı. Bu rol için Sundbyberg'de %75 oranında yerinde olmanız gerekmektedir.

Lütfen CV ve motivasyon mektubunuzla başvurun. Adayları sürekli olarak değerlendiriyoruz.

Incluso'daki sorumlu işe alım uzmanı Marianne Nilsson'dur.