Kıdemli Bölüm İdari Sorumlusu

Müşterimiz adına deneyimli bir Bölüm İdari Sorumlusu arıyoruz. Bu görev, bölüm müdürüne ve çeşitli bölüm ve birim müdürlerine idari destek sağlamayı içerir. Rol, farklı birimler arasında paylaşılmış olup günlük çalışmalarda yapı, verimlilik ve süreklilik sağlamak için merkezi bir öneme sahiptir.

Bölüm İdari Sorumlusu olarak, planlama, koordinasyon ve iletişimden belgelendirme, satın alma ve mali idareye kadar yöneticilere her konuda destek olursunuz. Bağımsız çalışırsınız, büyük sorumluluk alırsınız ve operasyonun sorunsuz işlemesinde önemli bir parçası olursunuz.

Bu, Miljonbemanning üzerinden bir danışmanlık görevidir ve müşteri yerinde çalışırsınız.

• Takvim ve toplantı yönetimi

• Sunum ve toplantı materyalleri hazırlama

• Karar alt yapılarının koordinasyonu (delegasyonlar, çıkar beyanları vb.)

• İntranet ve dahili bilgi sayfalarının güncellenmesi

• Çalışanların ve danışmanların işe alım ve ayrılış süreçlerinde destek

• Ekipman, erişim ve yetki talepleri

• İzin listelerinin yönetimi

• Oryantasyon programları ve dahili etkinliklerde destek

• Malzeme, ekipman ve hizmet satın alımları

• UBW'de basit raporlama

• Fatura yönetimi ve gerektiğinde muhasebe kaydı

• Dahili toplantılar, atölye çalışmaları ve konferanslar planlama

• Mekan, teknik ve catering rezervasyonu

• Gündem oluşturma, tutanak yazma ve eylemleri takip etme

• Bölüm yönetim grubuna destek, yıllık döngü, belgelendirme ve misafir koordinasyonu dahil

• Sunum materyalleri ve intranet güncelleme

• Basit karar alt yapıları yazma

• Dosya sunucusu ve SharePoint'te belge yönetimi

• Arşivleme

• Yönetici ağında katkıda bulunma ve prosedürler geliştirme

• Mevcut zaman: yaklaşık 144 saat/ay

• Yönetim grubu çalışması: yaklaşık 12–15 saat/ay

• Bölüm genel sorunları: yaklaşık 20–30 saat/ay

• Birim/bölüm müdürlerine destek: yaklaşık 100 saat/ay (her müdür için yaklaşık 20 saat)

Zaman dağılımı bir planlama rehberidir ve zamanla değişebilir.

• İlgili bölüm/birim müdürleriyle düzenli görüşmeler (ayda 1 kez)

• Yönetim grubu toplantıları öncesi görüşmeler (ayda 2 kez)

• Ana sorumlu yöneticiyle sürekli diyalog

• Bölüm idari sorumlusu görüşmeleri kendisi planlar ve gerektiğinde öncelik sorunlarını gündeme getirir

Aşama 1 (hafta 1–2/3)

• Svenska kraftnät'e giriş

• Zorunlu eğitimler

• Sistemler ve standart görevlerin gözden geçirilmesi

• Yöneticiler ve yönetici ağıyla tanışma

• Mevcut yöneticiden güncel görevleri devralma

Aşama 2 (hafta 3/4–8)

• Yönetim grubu çalışmasına giriş

• Yıllık döngü ve planlamaya hakim olma

• Bölüm ve birim müdürlerine destek

• İşlem yönetimi

• Başlangıç: 2026-02-02

• Süre: 2027-02-02'ye kadar

• Opsiyon: 2028-02-02'ye kadar uzatma imkanı

• Kapsam: %100

• Yer: Sundbyberg (ağırlıklı olarak yerinde, anlaşma sonrası bazı uzaktan çalışma günleri)

• Gereklilikler: Güvenlik soruşturması ve kayıt kontrolü