Координатор операција – кључна улога блиска директору

Летс Паинт расте и сада тражимо централну кључну особу која жели да ради блиско са директором и буде део покретања компаније у развоју.

Ово је оперативна улога блиска директору где одржавате свакодневне токове, стварате структуру и водите рачуна да пословање тече глатко – са фокусом на темпо, квалитет и услугу.

Често сте први контакт за:

• слике
• добављаче
• интерна питања
• једноставне дијалоге са клијентима

Примаете клијенте у канцеларији, управљате текућом администрацијом, финансијским подацима, набавком и водите рачуна да канцеларија и организација осећају професионално, пријатно и добро организовано.

Укратко: ви сте пауково средиште мреже – са просудбом, интегритетом и високим осећајем за услугу.

Шта радите у овој улози

Подршка и координација блиска директору

• Олакшавате директору оперативни свакодневни рад
• Филтрирате и прикупљате питања од сликара и интерног тима
• Управљате деловима директорове поштанске сандучице према јасним смерницама
• Пратите случајеве тако да ништа не буде заборављено
• Учествујете на састанцима по потреби и за белешке

Финансије и администрација

• Скупљате и структурирате рачуне, податке и путне трошкове
• Текући дијалог са рачуноводственом агенцијом (Аспиа)
• Подржавате у једноставнијим финансијским задацима према директоровим приоритетима

Структура, ИСО и квалитет

• Оперативна одговорност за ИСО рад у постојећој структури
• Одржавате ред у документима, верзијама и процедурама
• Радите на процесима, контролним листама и документацији
• Ажурирате (наш интерни систем за сликаре)
• Осигуравате да Лет’с Паинт има ред и поредак у квалитетном раду

Канцеларија, услуга и култура

• Одговорни сте да канцеларија буде чиста, пријатна и добродошла
• Недељно чишћење канцеларије (усисавање, ђубре, тоалета, машина за прање судова итд.)
• Водите набавку (потрошња, ужина, материјал, киоск итд.)

Планирате и координирајте:

• обуке
• активности тима и дружења
• интерну информацију
• Помажете у састављању КМА фасцикли за пројекте

Набавка и практични задаци

• Вршите набавке у продавницама или онлине према процедури набавке
• Обављате послове као што су пошта, преузимања, повраћаји и практична логистика

Комуникација и понашање

• Комуницирате топло, јасно и професионално
• Представљате директора у једноставнијим дијалозима
• Осигуравате брзе одговоре и добро искуство за све који контактирају Лет’с Паинт
• Водите рачуна да интерна комуникација заиста стигне и буде схваћена

Ви:

• волите темпо и одговорност
• размишљате корак унапред и волите структуру
• имате висок осећај за услугу и енергију
• сте оријентисани на решења и без престижа
• се сналазите у широкој улози где ниједан дан не изгледа исто
• имате ред и структуру као супермоћ
• Волите да објављујете исечке и будете активни на друштвеним медијима

Захтеви

• Возачка дозвола Б
• Веома добро познавање шведског језика у говору и писму
• Добра познавање рачунара и дигитално разумевање
• Висок интегритет и добра просудба
• Можете да управљате многим паралелним задацима
• Позитивни, спремни на сарадњу и сигурни

Погодности

• Слична координирајућа / услужна улога
• Искуство са финансијским подацима
• ИСО, квалитет или управљање документима
• Грађевинска, занатска или услужна индустрија
• Друштвени медији

Сврха улоге

Да будете кључна особа блиска директору која омогућава компанији да расте одрживо, одржава висок квалитет и пружа и клијентима и тиму заиста добро искуство – сваког дана.