Одељенска администраторка / Асистенткиња руководиоца

Тражимо Одељенску администраторицу/Асистенткињу руководиоца за компанију у Стокхолму (Сандбержен). Почетак је почетком фебруара 2026, уговор на годину дана за почетак. Могућност продужења након тога.

Опис задатка:

Задатак подразумева да будете администратор/ка-асистент/киња за руководиоца одељења, као и за одређени број секторских/јединичних руководилаца у одељењу Станична техника НТ. Улога ће се делити између више различитих јединица и сектора.

Улога је кључна за осигурање несметаног функционисања одељења, са посебним фокусом на растерећење руководилаца и одржавање структуре и реда у административним системима и задацима.

Одељенска администраторица треба самостално и са великом личном одговорношћу, заједно са руководиоцима одељења, сектора и јединица, да ради на растерећењу руководилаца у свакодневном раду планирањем и извршавањем административних задатака.

Задатак је предвиђен да га изврши консултант ресурса (услуга коју обавља консултант у циљу пружања појачања у текућем раду).

Радни задаци:

1. Административна подршка руководиоцима

• Управљање календаром и заказивање састанака.
• Припрема материјала за састанке и презентације (нпр. заједничке информације за састанке јединица).
• Административно управљање и координација подлога и одлука у вези са консултантима и запосленима (нпр. делегирања, изјаве о сукобу интереса).
• Ажурирање страница интранета.

2. Администрација кадрова

• Подршка при укључивању и искључивању запослених и консултаната. Наручивање опреме, овлашћења и приступа.
• Управљање листама годишњих одмора.
• Подршка при програмима увођења и интерним активностима.

3. Економија и набавке

• Набавка материјала, опреме и услуга по потреби.
• Састављање једноставних извештаја из УБW-а.
• Управљање фактурама и књижење по потреби.

4. Координација састанака и догађаја

• Планирање интерних састанака, радионица и конференција.
• Резервисање просторија, технике и услуга угоститељства.
• Израда дневних редова и писање записника по потреби.
• Подршка управљачкој групи одељења Станична техника (НТ ЛГ). (Планирање годишњег тока, планирање дневних редова, документовање састанака управљачке групе и одлука, позивање гостију, праћење акција.)

5. Комуникација и документација

• Ажурирање интранета и презентационих материјала одељења.
• Писање једноставних подлога за одлуке.
• Управљање документима на серверском диску и СхареПоинт-у, као и вођење евиденције.
• Креирање и ажурирање процедура у оквиру сопственог подручја одговорности у случајевима када их нема централно.
• Сарадња са мрежом администратора.

За ову улогу потребно је течно познавање шведског и енглеског језика, како у говору тако и у писму.

Провера безбедносне способности: Неопходна је провера безбедносне способности и провера регистара.

Ово је консултантски задатак од 100% преко Инцлусо у Стокхолму (Сандбержен). Почетак је почетком фебруара 2026, временски ограничен задатак на годину дана за почетак, са могућношћу продужења након тога. За ову улогу потребно је да будете на лицу места 75% у Сандбержену.

Молимо пријавите се са ЦВ-јем и мотивационим писмом преко линка испод. Кандидате представљамо континуирано.

Одговорна регрутерка у Инцлусо је Мариан Нилсон.