Asystent administracyjny ds. konsularnych

Przedstawicielstwo dyplomatyczne Belgii w Sztokholmie poszukuje wszechstronnego asystenta administracyjnego ds. konsularnych na pełny etat, na umowę roczną. PRACODAWCA Ambasada Belgii w Sztokholmie jest przedstawicielstwem dyplomatycznym Belgii w Szwecji i na Łotwie. Świadczymy również wielojęzyczne usługi konsularne dla Belgów w naszym okręgu. ZAKRES OBOWIĄZKÓW Jako asystent konsularny odpowiadasz między innymi za: - Rejestrowanie nowych obywateli belgijskich lub zmian w ich sytuacji osobistej w odpowiednich bazach danych; - Obsługę wniosków o paszporty i dowody osobiste; - Pomoc w innych sprawach konsularnych: np. dotyczących obywatelstwa, legalizacji lub awaryjnej pomocy konsularnej dla obywateli belgijskich; - Wyszukiwanie i aktualizowanie informacji przydatnych w pracy kolegów; - Przygotowywanie listów/not dyplomatycznych/różnych komunikatów. Jako asystent recepcji odpowiadasz między innymi za: - Odpowiadanie na zapytania od klientów zewnętrznych (telefonicznie, e-mailowo, listownie, osobiście w biurze); - Odbieranie przychodzących połączeń telefonicznych w godzinach pracy. WYMAGANE I POŻĄDANE KOMPETENCJE ORAZ WARUNKI REKRUTACJI Umiejętności techniczne i wiedza - Języki: - Biegłość w języku francuskim lub niderlandzkim; dobra znajomość drugiego. - Angielski/szwedzki: pożądane - Dobra znajomość pakietu MS Office oraz chęć i zdolność do korzystania z dodatkowych baz danych i aplikacji konsularnych - Doskonałe umiejętności komunikacyjne (zarówno ustne, jak i pisemne) - Znajomość belgijskiego prawa i instrukcji konsularnych lub chęć ich poznania (szkolenia na miejscu i wirtualne będą zapewniane zgodnie z indywidualnymi potrzebami). Umiejętności miękkie Poszukujemy pracownika zdolnego do pracy w zespole, zorientowanego na usługę, elastycznego i, co najważniejsze, rzetelnego. Warunki rekrutacji - Wykształcenie: średnie; - Doświadczenie na podobnym stanowisku jest atutem, ale nie jest wymagane. PROCEDURA SELEKCYJNA - Przegląd CV - Rozmowa kwalifikacyjna + testy (umiejętności komunikacyjne ustne i pisemne, znajomość języków) - Preferowana data rozpoczęcia pracy: 15 czerwca 2026 lub jak najszybciej NASZA OFERTA - Wieloaspektowa stabilna praca w małym, zmotywowanym zespole, składającym się z pracowników belgijskich i międzynarodowych; - Pełny etat, dni robocze od poniedziałku do piątku, z elastycznymi godzinami pracy; - Wynagrodzenie określone według siatki, odpowiadające kwalifikacjom i doświadczeniu; - Dodatkowe ubezpieczenie emerytalne; - Możliwość udziału w systemie dyżurów telefonicznych (wynagradzanych); - Możliwość udziału w jednej lub więcej wizytach roboczych w Szwecji. Więcej informacji?