Koordynator Operacyjny - Kluczowa rola bliska Dyrektorowi Generalnemu

Lets Paint rośnie i poszukujemy teraz centralnej osoby kluczowej, która chce pracować blisko Dyrektora Generalnego i pomagać w prowadzeniu rozwijającej się firmy.

Jest to operacyjna rola bliska Dyrektorowi Generalnemu, w której utrzymujesz codzienne przepływy, tworzysz strukturę i dbasz o to, aby działalność przebiegała płynnie – z naciskiem na tempo, jakość i obsługę.

Często jesteś pierwszym kontaktem dla:

• malarzy
• dostawców
• pytania wewnętrzne
• prostszych dialogów z klientami

Przyjmujesz klientów w biurze, obsługujesz bieżącą administrację, podstawy finansowe, zakupy i dbasz o to, aby biuro i organizacja były postrzegane jako profesjonalne, przyjemne i dobrze zorganizowane.

W skrócie: jesteś pajęczyną w sieci – z wyczuciem, integralnością i wysokim zmysłem obsługi.

Co robisz w tej roli

Wsparcie i koordynacja bliska Dyrektorowi Generalnemu

• Odciążasz Dyrektora Generalnego w codziennej pracy operacyjnej
• Filtrujesz i przechwytujesz pytania od malarzy i wewnętrznego zespołu
• Obsługujesz część skrzynki mailowej Dyrektora Generalnego zgodnie z jasnymi wytycznymi
• Monitorujesz sprawy, aby nic nie zostało zapomniane
• Uczestniczysz w spotkaniach w razie potrzeby i do sporządzania notatek

Finanse i administracja

• Zbierasz i porządkujesz paragony, podstawy i rachunki za podróże
• Bieżący dialog z biurem rachunkowym (Aspia)
• Wspierasz w prostszych zadaniach finansowych zgodnie z priorytetami Dyrektora Generalnego

Struktura, ISO i jakość

• Operacyjna odpowiedzialność za pracę nad ISO w istniejącej strukturze
• Utrzymujesz porządek w dokumentach, wersjach i procedurach
• Pracujesz nad procesami, listami kontrolnymi i dokumentacją
• Aktualizujesz (nasz wewnętrzny system dla malarzy)
• Zapewniasz, że Let’s Paint ma porządek i ład w pracy nad jakością

Biuro, obsługa i kultura

• Odpowiadasz za to, aby biuro było czyste, przyjemne i gościnne
• Cotygodniowe sprzątanie biura (odkurzanie, śmieci, toaleta, zmywarka itp.)
• Zajmujesz się zakupami (materiały eksploatacyjne, przekąski, materiały, kiosk itp.)

Planujesz i koordynujesz:

• szkolenia
• imprezy integracyjne i aktywności zespołowe
• informacje wewnętrzne
• Pomagasz w składaniu teczek KMA dla projektów

Zakupy i zadania praktyczne

• Robisz zakupy w sklepie lub online zgodnie z procedurą zakupów
• Załatwiasz sprawy, takie jak poczta, odbiory, zwroty i logistyka praktyczna

Komunikacja i obsługa

• Komunikujesz się ciepło, jasno i profesjonalnie
• Reprezentujesz Dyrektora Generalnego w prostszych dialogach
• Zapewniasz szybkie odpowiedzi i dobre doświadczenie dla wszystkich kontaktujących się z Let’s Paint
• Dbasz o to, aby komunikacja wewnętrzna naprawdę docierała i była zrozumiała

Ty:

• lubisz tempo i odpowiedzialność
• myślisz o krok do przodu i lubisz strukturę
• masz wysoki zmysł obsługi i energię
• jesteś zorientowany na rozwiązania i bezpretensjonalny
• czujesz się dobrze w szerokiej roli, w której żaden dzień nie wygląda tak samo
• masz porządek i strukturę jako supermoc
• Lubisz publikować treści i być aktywnym w mediach społecznościowych

Wymagania

• Prawo jazdy kategorii B
• Bardzo dobra znajomość szwedzkiego w mowie i piśmie
• Dobra znajomość komputera i zrozumienie cyfrowe
• Wysoka integralność i dobry osąd
• Radzisz sobie z wieloma równoległymi zadaniami
• Pozytywny, chętny do współpracy i pewny siebie

Atuty

• Podobna rola koordynująca/bliska obsłudze
• Doświadczenie w podstawach finansowych
• ISO, jakość lub kontrola dokumentów
• Branża budowlana, rzemieślnicza lub usługowa
• Media społecznościowe

Cel roli

Bycie osobą kluczową bliską Dyrektorowi Generalnemu, która umożliwia firmie zrównoważony rozwój, utrzymanie wysokiej jakości i zapewnia zarówno klientom, jak i zespołowi naprawdę dobre doświadczenie – każdego dnia.