Inżynier Projektu na Obiekcie

Inżynier Projektu na Obiekcie będzie odgrywać kluczową rolę we wspieraniu pomyślnej realizacji Projektu Stegra Hydrogen to Green Steel poprzez nadzorowanie codziennych operacji administracyjnych zespołu na miejscu CSU (Commissioning and Start-Up). Osoba ta będzie odpowiedzialna za zarządzanie personelem, koordynację logistyczną, sprawozdawczość administracyjną oraz utrzymywanie efektywnych kanałów komunikacji między personelem na miejscu, firmą Brunel a zarządzaniem obiektem. Umiejętność wspierania zespołu technicznego w zakresie dokumentacji interfejsów jest kluczowa. Rola ta jest postrzegana jako rozszerzenie zespołu operacyjnego Brunel Europe i służy jako kluczowy interfejs między personelem na miejscu, zespołem operacyjnym a zespołem zarządzania ICE.

Kluczowe Obowiązki

1. Wsparcie dokumentacji technicznej

• Utrzymywanie i aktualizacja systemów kontroli dokumentów oraz procedur śledzenia i zarządzania dokumentacją projektu.
• Śledzenie przepływów pracy recenzji i zatwierdzania dokumentacji w celu dotrzymania terminów projektu

2. Zarządzanie zespołem i personelem

• Nadzorowanie codziennych działań i wymagań personelu zespołu CSU na miejscu z perspektywy administracyjnej i sprawozdawczej.
• Służenie jako główny punkt kontaktowy administracyjny dla członków zespołu CSU, zapewniając terminowe rozwiązywanie zapytań i problemów operacyjnych.
• Śledzenie i zarządzanie mobilizacją personelu na miejsce z lokalizacji krajowych, zapewnianie zatwierdzenia i zgodności z wymaganiami specyficznymi dla obiektu, koordynacja z zespołami operacyjnymi na miejscu i Brunel w celu zapewnienia płynnej i terminowej mobilizacji.
• Ułatwianie procesu wdrożenia nowych członków zespołu, w tym wnioskowanie o dostęp do poczty elektronicznej, zamawianie sprzętu IT, zamawianie środków ochrony indywidualnej, organizowanie szkoleń wstępnych na obiekcie i z zakresu bezpieczeństwa, orientacja na obiekcie, organizowanie przepustek ID06/gościnnych, dostarczanie protokołów, procesów i polityk firmy.

3. Wsparcie administracyjne

• Utrzymywanie dokładnych i aktualnych rejestrów czasu pracy, obecności i sprawozdań dla całego personelu CSU.
• Przygotowywanie i zarządzanie procesem zatwierdzania miesięcznych kart czasu pracy, zapewnianie dokładności i terminowego składania do przetwarzania płac.
• Obsługa wniosków i rezerwacji podróży, w tym lotów, transportu i zakwaterowania, zapewnianie opłacalności i przestrzeganie polityk podróżnych firmy.
• Koordynacja z zespołem operacyjnym Brunel w celu dostarczenia wymaganych wniosków podróżnych (TAF) do działania przez zespół logistyczny.
• Archiwizowanie zatwierdzonych wniosków podróżnych w celu śledzenia (pliki cyfrowe i papierowe)
• Organizowanie i utrzymywanie systemów komunikacji e-mail na obiekcie, zapewnianie ustrukturyzowanego i klarownego rozpowszechniania informacji.
• Zarządzanie grafikiem na obiekcie, zapewniając, że rotacje urlopowe pasują do harmonogramów uruchomieniowych, zapewniając maksymalne pokrycie na miejscu.

4. Zaopatrzenie i zarządzanie zasobami

• Koordynowanie zamawiania i dystrybucji sprzętu IT (laptopy, telefony itp.) oraz zapewnianie jego pełnej funkcjonalności dla całego personelu na miejscu.
• Zarządzanie zamawianiem/zaopatrzeniem i dystrybucją środków ochrony indywidualnej (uzyskiwanie informacji o rozmiarach personelu), utrzymywanie wymaganych poziomów zapasów.
• Organizowanie wynajmu samochodów i zarządzanie logistyką pojazdów, w tym wydawanie i monitorowanie kart paliwowych, dzienników pojazdów, rejestru kierowców/pasażerów samochodów wynajmowanych dla personelu na miejscu.
• Koordynacja z dostawcami i sprzedawcami oraz logistyką Brunel w zakresie wynajmu samochodów, zakwaterowania, transportu, usług powitalnych, w celu zapewnienia efektywnego i opłacalnego świadczenia usług.

5. Koordynacja zakwaterowania i logistyki

• Wyszukiwanie i ocena opcji zakwaterowania dla personelu na miejscu.
• Identyfikowanie, przeglądanie i ocena opcji zakwaterowania dla personelu na miejscu, zapewnianie zgodności z wymaganiami projektu i budżetem.
• Opracowywanie i utrzymywanie minimalnego standardowego inwentarza wyposażenia apartamentów, aby zapewnić, że właściciele/agenci są świadomi wymagań.
• Nawiązywanie i utrzymywanie relacji z właścicielami i agentami w celu ułatwienia płynnego wynajmu nieruchomości i szybkiego rozwiązywania problemów.
• Ułatwianie przekazania kluczy do apartamentów oraz zapewnianie, że przybywający personel ma dostęp do apartamentów po przyjeździe i jest informowany o obsłudze wszystkich udogodnień apartamentowych.
• Organizowanie usług powitalnych dla przybywającego personelu, zapewnianie płynnego przejścia po przybyciu na miejsce projektu.
• Monitorowanie stanu i użyteczności zakwaterowania, wynajętych samochodów i innych zasobów związanych z logistyką.

6. Komunikacja i koordynacja

• Współpraca z zarządzaniem obiektem i innymi kluczowymi interesariuszami w celu zapewnienia zgodności między wsparciem administracyjnym a celami projektu.
• Pełnienie roli punktu kontaktowego między personelem na miejscu, zarządzaniem ICE, operacjami Brunel i stronami zewnętrznymi (właściciele, agenci podróży, dostawcy itp.).
• Przygotowywanie i dystrybucja regularnych raportów statusowych dla zarządzania dotyczących działań administracyjnych na obiekcie, wszystkich kwestii związanych z personelem, a także podróży i logistyki.
• Proaktywne identyfikowanie potencjalnych problemów i opracowywanie rozwiązań w celu minimalizacji zakłóceń w projekcie.

7. Zgodność i organizacja

• Zapewnianie zgodności z politykami i procedurami firmy we wszystkich działaniach administracyjnych na obiekcie.
• Utrzymywanie zorganizowanego i efektywnego systemu dokumentacji, zarówno cyfrowej, jak i fizycznej, w celu łatwego dostępu i celów audytowych.
• Budowanie i utrzymywanie aktualnego indeksu systemów dokumentacji do celów referencyjnych i przekazania zgodnie z wymaganiami.
• Monitorowanie i zarządzanie budżetami związanymi z obiektem, zapewnianie kontroli i uzasadnienia wydatków administracyjnych.
•