Koordynator administracyjny

Tavex Group jest wiodącym graczem w Europie Północnej w zakresie metali szlachetnych i wymiany walut. Działamy w 13 krajach i nadal się rozwijamy. W Tavex AB w Szwecji gwarantujemy jakość i budujemy zaufanie od ponad 20 lat. Nasze doświadczenie potwierdza ocena AAA od Dun & Bradstreet – ocena, którą posiada tylko 3% firm w Szwecji.

Teraz poszukujemy zaangażowanego współpracownika , który chce zrobić kolejny krok w karierze razem z nami!

O stanowisku:

Poszukujemy teraz strukturalnego i proaktywnego koordynatora administracyjnego do naszego zespołu w centralnym Sztokholmie.

Jest to zróżnicowane i znaczące stanowisko, na którym zapewniasz wsparcie administracyjne i sekretarskie dla grupy zarządzającej i innych wewnętrznych interesariuszy – czasem z bardziej złożonymi zadaniami.

Działasz jako centralny punkt kontaktowy zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie, uzyskujesz szeroki wgląd w działalność i samodzielnie prowadzisz własne procesy oraz inicjatywy usprawniające w celu efektywizacji i rozwoju metod pracy.

Rola wymaga wysokiego stopnia samodzielności, silnej zdolności do podejmowania inicjatywy oraz umiejętności efektywnego zarządzania wieloma równoległymi procesami w dynamicznym i międzynarodowym środowisku. Stanowisko jest w 100% na miejscu.

Twoje zadania i obszary odpowiedzialności:

• Zapewnianie strukturalnego zarządzania dokumentacją cyfrową i fizyczną oraz przepływami informacji
• Wykonywanie dokładnego wprowadzania danych, kontroli dokumentów i zapewniania jakości
• Wspieranie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej poprzez przygotowywanie, kompilowanie i dystrybucję materiałów
• Zarządzanie zakupami, zamówieniami i fakturami dla materiałów biurowych, materiałów pośrednich, usług i artykułów konsumpcyjnych dla działalności Tavex Szwecja
• Samodzielne prowadzenie wewnętrznych projektów i procesów
• Identyfikowanie obszarów poprawy i prowadzenie inicjatyw zmianowych
• Wspieranie kolegów w zadaniach administracyjnych (w tym pełnienie funkcji superużytkownika w różnych systemach)
• Utrzymywanie porządku, struktury i wiarygodności zarówno w rutynowych, jak i bardziej złożonych procesach administracyjnych
• Zapewnianie wsparcia administracyjnego i sekretarskiego dla zarządu i odpowiednich interesariuszy, w tym reprezentowanie grupy zarządzającej w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych
• Planowanie i organizacja podróży, konferencji, spotkań i wydarzeń

Kogo szukamy

• Lubisz szeroką rolę administracyjną z wieloma punktami kontaktowymi i dużą osobistą odpowiedzialnością.
• Jesteś strukturalny, zorientowany na rozwiązania, łatwo ustalasz priorytety i jesteś nastawiony na usługi z naturalną zdolnością do podejmowania inicjatywy.
• Jesteś przyzwyczajony do wprowadzania porządku i struktury zarówno w zadaniach rutynowych, jak i bardziej złożonych procesach administracyjnych i lubisz międzynarodowe środowisko z różnymi perspektywami kulturowymi.

Wymagania

• Wcześniejsze istotne doświadczenie w rolach administracyjnych
• Udokumentowana zdolność do zarządzania wieloma interesariuszami i równoległymi zadaniami
• Doświadczenie w pracy w różnych systemach administracyjnych (najlepiej narzędzia związane z HR lub procesami)
• Strukturalne, proaktywne i zorientowane na rozwiązania podejście do pracy
• Silna zdolność do samodzielnego prowadzenia zmian i rozwoju w procesach administracyjnych
• Bardzo dobra znajomość języka szwedzkiego i angielskiego, zarówno w mowie, jak i piśmie

Atuty

• Wykształcenie akademickie w odpowiednim obszarze (np. ekonomia przedsiębiorstw) – nie jest wymagane
• Doświadczenie z finansów, handlu lub podobnej branży
• Znajomość dodatkowych języków lub konkretnych systemów (np. systemy ERP lub HR)

Co oferujemy

• Stabilne stanowisko w silnej finansowo i rozwijającej się firmie z oceną kredytową AAA
• Centralna lokalizacja w Sztokholmie z nowoczesnymi biurami
• Pozytywne i nastawione na współpracę środowisko pracy z naciskiem na zaufanie i dobre samopoczucie
• Konkurencyjne wynagrodzenie oparte na doświadczeniu oraz atrakcyjne świadczenia (np. dofinansowanie do sportu 5000 SEK/rok i aktywności zespołowe)
• Możliwości rozwoju zawodowego w wiodącym nordyckim graczu w zakresie metali szlachetnych i wymiany walut

Firma nie podlega układom zbiorowym.