Administrator Działu/Asystent Kierownika

Poszukujemy Administratora Działu/Asystenta Kierownika do firmy w Sztokholmie (Sundbyberg). Start na początku lutego 2026, początkowo umowa na 1 rok. Możliwość przedłużenia po tym okresie.

Opis zadania:

Zadanie obejmuje pełnienie funkcji administratora/asystenta dla kierownika działu oraz kilku kierowników sekcji/jednostek w dziale Technika Stacji NT. Rola będzie dzielona między kilka różnych jednostek i sekcji.

Rola ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia płynnego funkcjonowania działu, ze szczególnym naciskiem na odciążenie kierowników oraz utrzymanie struktury i porządku w systemach i zadaniach administracyjnych.

Administrator Działu musi samodzielnie i z dużym własnym odpowiedzialnością, we współpracy z kierownikami działu, sekcji i jednostek, pracować nad odciążeniem kierowników w ich codziennej pracy poprzez planowanie i wykonywanie zadań administracyjnych.

Zadanie ma być realizowane przez konsultanta zasobowego (usługa świadczona przez Konsultanta w celu wzmocnienia bieżącej pracy).

Zadania:

1. Wsparcie administracyjne dla kierowników

• Zarządzanie kalendarzem i rezerwacja spotkań.
• Przygotowanie materiałów na spotkania i prezentacji (np. wspólne informacje na spotkania jednostek).
• Administracyjne zarządzanie i koordynacja dokumentów i decyzji dotyczących konsultantów i pracowników (np. delegacje, oświadczenia o konflikcie interesów).
• Aktualizacja stron intranetu.

2. Administracja personalna

• Wsparcie podczas onboardingu i offboardingu pracowników i konsultantów. Zamawianie sprzętu, uprawnień i dostępu.
• Zarządzanie listami urlopowymi.
• Wsparcie podczas programów wprowadzających i wewnętrznych aktywności.

3. Finanse i zakupy

• Zakupy materiałów, sprzętu i usług w razie potrzeby.
• Przygotowywanie prostszych raportów z UBW.
• Zarządzanie fakturami i księgowanie w razie potrzeby.

4. Koordynacja spotkań i wydarzeń

• Planowanie wewnętrznych spotkań, warsztatów i konferencji.
• Rezerwacja pomieszczeń, techniki i cateringu.
• Tworzenie agend i sporządzanie protokołów w razie potrzeby.
• Wsparcie dla grupy kierowniczej działu Technika Stacji (NT LG). (Planowanie rocznego harmonogramu, planowanie agend, dokumentowanie spotkań i decyzji grupy kierowniczej, zapraszanie gości, monitorowanie działań.)

5. Komunikacja i dokumentacja

• Aktualizacja intranetu i materiałów prezentacyjnych działu.
• Pisanie prostszych dokumentów decyzyjnych.
• Zarządzanie dokumentacją na serwerze plików i SharePoint oraz prowadzenie rejestru.
• Tworzenie i aktualizacja procedur w ramach własnego obszaru odpowiedzialności w przypadkach braku centralnych.
• Współpraca z siecią administratorów.

Do tej roli wymagana jest biegła znajomość szwedzkiego i angielskiego, zarówno w mowie, jak i piśmie.

Kontrola bezpieczeństwa: Wymagana jest kontrola bezpieczeństwa i sprawdzenie w rejestrach.

To zadanie konsultacyjne w 100% przez Incluso w Sztokholmie (Sundbyberg). Start na początku lutego 2026, początkowo zadanie czasowe na 1 rok, z możliwością przedłużenia po tym okresie. Do tej roli wymagana jest obecność na miejscu w 75% w Sundbyberg.

Prosimy o aplikację za pomocą CV i listu motywacyjnego. Przedstawiamy kandydatów na bieżąco.

Odpowiedzialny rekruter w Incluso to Marianne Nilsson.