Administrator Działu dla klienta w Sundbyberg

Czy jesteś zorganizowanym, samodzielnym administratorem, który czuje się dobrze w szerokiej i ważnej roli wsparcia? Tutaj masz możliwość pracy blisko kierowników i działalności w zaawansowanej technicznie i istotnej społecznie organizacji. Zadanie trwa rok i daje ci kluczową rolę w tworzeniu porządku, efektywności i jakości w codziennej pracy

O roli

Jako Starszy Administrator pełnisz kluczową funkcję w pracy działu. Wspierasz kierownika działu oraz kilku kierowników sekcji i jednostek, działając jako siła koordynująca, która zapewnia, że wszystko płynie płynnie zarówno w kalendarzu, w systemach, jak i w komunikacji. Pracujesz samodzielnie i z dużą odpowiedzialnością, będąc osobą, która widzi, co trzeba zrobić, zanim ktokolwiek zdąży zapytać.

ZadaniaWsparcie administracyjne dla kierowników

• Zarządzanie kalendarzem, rezerwacja spotkań i planowanie

• Przygotowywanie prezentacji i materiałów na spotkania

• Zarządzanie delegacjami, decyzjami i podkładami administracyjnymi

• Aktualizacja wewnętrznych stron informacyjnych

Administracja personalna

• Onboarding i offboarding pracowników i konsultantów

• Zamawianie sprzętu, uprawnień i dostępu

• Zarządzanie listami urlopowymi

• Wsparcie przy programach wprowadzających i wewnętrznych aktywnościach

Finanse i zakupy

• Zamówienia materiałów, sprzętu i usług

• Proste raportowanie w UBW

• Zarządzanie fakturami i księgowanie

Koordynacja spotkań i wydarzeń

• Planowanie wewnętrznych spotkań, warsztatów i konferencji

• Rezerwacja pomieszczeń, cateringu i techniki

• Tworzenie agend i prowadzenie protokołów

• Wsparcie administracyjne dla grupy kierowniczej, włączając koło roczne i monitorowanie działań

Komunikacja i dokumentacja

• Aktualizacja intranetu i materiałów prezentacyjnych

• Pisanie prostych podkładów decyzyjnych

• Zarządzanie dokumentacją w strukturach plików i SharePoint

• Tworzenie i aktualizacja procedur

• Współpraca z siecią administratorów

Profil wymagań

Szukamy osoby, która ma:

- Wykształcenie policealne w dziedzinie ekonomii, HR lub administracji.

- Około 5-9 lat udokumentowanego doświadczenia w kwalifikowanych zadaniach administracyjnych w zakresie komunikacji, ekonomii i HR.

- Solidne doświadczenie w MS Office: Excel, Word, PowerPoint i Outlook.

- Co najmniej 3 lata doświadczenia w dokumentowaniu spotkań grupy kierowniczej/grupy sterującej lub podobnych.

Pożądane

- Co najmniej 3 lata doświadczenia w administracji w sektorze państwowym lub komunalnym.

- Co najmniej 1 rok doświadczenia w systemie finansowym UBW/Agresso lub równoważnym.

Szczegóły praktyczne

Miejsce: Sundbyberg, z około 25% pracą zdalną

Wymiar: Pełny etat 100%

Okres zadania: 2 lutego 2026 - 2 lutego 2027 z szansą na przedłużenie o 1 rok.

Prowadzimy ciągłą selekcję i rozmowy, więc prześlij swoją aplikację

Sway Sourcing to innowacyjny partner rekrutacyjny specjalizujący się w dopasowywaniu odpowiednich talentów do odpowiednich firm – szybko i efektywnie. Nasze główne skupienie obejmuje Ekonomię, Administrację, HR, Marketing i IT, ale mamy również szeroką ekspertyzę i elastyczność wymaganą do dostarczania szytych na miarę rozwiązań rekrutacyjnych we wszystkich branżach.

Mimo że jesteśmy stosunkowo nowym graczem, zdążyliśmy już zbudować zaufanie wielu największych szwedzkich firm i pracujemy zarówno krajowo, jak i międzynarodowo. Z bazami w Szwecji i Hiszpanii oferujemy unikalną kombinację lokalnej ekspertyzy i globalnego zasięgu. Nasza silna sieć kontaktów i głęboka wiedza branżowa czynią nas oczywistym partnerem dla firm, które chcą być o krok przed innymi w swojej rekrutacji.