Starszy administrator działu

Poszukujemy obecnie doświadczonego Administratora Działu na rzecz klienta. Zadanie obejmuje wsparcie administracyjne dla kierownika działu oraz kilku kierowników sekcji i jednostek. Rola jest podzielona między różne jednostki i ma kluczowe znaczenie dla tworzenia struktury, efektywności i ciągłości w codziennej pracy.

Jako Administrator Działu wspierasz kierowników we wszystkim, od planowania, koordynacji i komunikacji po dokumentację, zakupy i administrację finansową. Pracujesz samodzielnie, masz dużą odpowiedzialność i jesteś ważną częścią sprawnego funkcjonowania działalności.

To zadanie konsultingowe przez Miljonbemanning, gdzie pracujesz na miejscu u klienta.

• Zarządzanie kalendarzem i spotkaniami

• Przygotowywanie materiałów prezentacyjnych i spotkaniowych

• Koordynacja materiałów decyzyjnych (delegacje, oświadczenia o konflikcie interesów itp.)

• Aktualizacja intranetu i wewnętrznych stron informacyjnych

• Wsparcie przy onboardingu i offboardingu pracowników i konsultantów

• Zamawianie sprzętu, dostępu i uprawnień

• Zarządzanie listami urlopowymi

• Wsparcie w programach wprowadzających i wewnętrznych aktywnościach

• Zakupy materiałów, sprzętu i usług

• Proste raportowanie w UBW

• Obsługa faktur i księgowanie w razie potrzeby

• Planowanie wewnętrznych spotkań, warsztatów i konferencji

• Rezerwacja pomieszczeń, techniki i cateringu

• Tworzenie agend, sporządzanie protokołów i śledzenie działań

• Wsparcie dla grupy kierowniczej działu, w tym koło roczne, dokumentacja i koordynacja gości

• Aktualizacja materiałów prezentacyjnych i intranetu

• Pisanie prostych materiałów decyzyjnych

• Zarządzanie dokumentami na serwerze plików i w SharePoint

• Ewidencjonowanie w dzienniku

• Udział w sieci administratorów i rozwijanie procedur

• Dostępny czas: ok. 144 godziny/miesiąc

• Praca w grupie kierowniczej: ok. 12–15 h/miesiąc

• Wspólne kwestie działu: ok. 20–30 h/miesiąc

• Wsparcie dla kierowników jednostek/sekcji: ok. 100 h/miesiąc (ok. 20 h na kierownika)

Rozkład czasu jest wytyczną planowania i może się zmieniać w czasie.

• Regularne uzgodnienia z odpowiednim kierownikiem sekcji/jednostki (1 raz/miesiąc)

• Uzgodnienia przed spotkaniami grupy kierowniczej (2 razy/miesiąc)

• Ciągły dialog z głównym odpowiedzialnym kierownikiem

• Administrator działu samodzielnie rezerwuje uzgodnienia i podnosi kwestie priorytetowe w razie potrzeby

Faza 1 (tydzień 1–2/3)

• Wprowadzenie do Svenska kraftnät

• Obowiązkowe szkolenia

• Przegląd systemów i standardowych zadań

• Spotkanie z kierownikami i siecią administratorów

• Przejmowanie aktualnych zadań od obecnego administratora

Faza 2 (tydzień 3/4–8)

• Wprowadzenie do pracy grupy kierowniczej

• Zapoznanie się z kołem rocznym i planowaniem

• Wsparcie dla kierowników sekcji i jednostek

• Załatwianie spraw

• Start: 2026-02-02

• Długość: Do 2027-02-02

• Opcja: Możliwość przedłużenia do 2028-02-02

• Zakres: 100%

• Miejsce: Sundbyberg (głównie na miejscu, ewentualnie dzień pracy zdalnej po uzgodnieniu)

• Wymagania: Kontrola bezpieczeństwa i sprawdzenie w rejestrze