Koordinator operacija - Ključna uloga bliska direktoru

Let's Paint raste i sada tražimo centralnu ključnu osobu koja želi raditi blisko direktoru i biti dio pokretanja kompanije u razvoju.

Ovo je operativna uloga bliska direktoru gdje držite svakodnevne tokove na okupu, stvarate strukturu i brinete se da poslovanje teče glatko – sa fokusom na tempo, kvalitet i uslugu.

Često ste prvi kontakt za:

• slike
• dobavljače
• interna pitanja
• jednostavnije dijaloge sa klijentima

Primate klijente u kancelariji, rukovodite tekućom administracijom, finansijskim podacima, nabavkama i brinete se da kancelarija i organizacija izgledaju profesionalno, ugodno i dobro organizovano.

Ukratko: vi ste pauk u mreži – sa prosudbom, integritetom i visokim osjećajem za uslugu.

Šta radite u ovoj ulozi

Podrška i koordinacija bliska direktoru

• Olakšavate direktoru u operativnom svakodnevnom radu
• Filtrirate i hvatajte pitanja od slikara i internog tima
• Rukovodite dijelom direktorske pošte prema jasnim smernicama
• Pratite poslove da se ništa ne zaboravi
• Učestvujte na sastancima po potrebi i za beleške

Finansije i administracija

• Skupljate i strukturirate račune, podatke i putne račune
• Tekući dijalog sa računovodstvenom agencijom (Aspia)
• Pomažete u jednostavnijim finansijskim zadacima prema direktorskim prioritetima

Struktura, ISO i kvalitet

• Operativna odgovornost za ISO rad u postojećoj strukturi
• Održavate red u dokumentima, verzijama i procedurama
• Radite sa procesima, kontrolnim listama i dokumentacijom
• Ažurirate (naš interni sistem za slikare)
• Osiguravate da Let's Paint ima red i ured u kvalitetnom radu

Kancelarija, usluga i kultura

• Odgovorni ste da kancelarija bude čista, ugodna i dobrodošla
• Sedmično čišćenje kancelarije (usisavanje, smeće, toalet, mašina za pranje posuđa itd.)
• Vodite nabavke (potrošni materijal, užina, materijali, kiosk itd.)

Planirate i koordinirajte:

• obuke
• AW i timske aktivnosti
• internu informaciju
• Pomažete u sastavljanju KMA fascikla za projekte

Nabavke i praktični zadaci

• Obavljate nabavke u prodavnici ili online prema proceduri nabavke
• Vodite poslove kao što su pošta, preuzimanja, povraćaji i praktična logistika

Komunikacija i ponašanje

• Komunicirate toplo, jasno i profesionalno
• Predstavljate direktora u jednostavnijim dijalozima
• Osiguravate brze odgovore i dobro iskustvo za sve koji kontaktiraju Let's Paint
• Brines se da interna komunikacija zaista stigne i bude shvaćena

Vi:

• volite tempo i odgovornost
• mislite korak ispred i volite strukturu
• imate visok osjećaj za uslugu i energiju
• ste orijentisani na rješenja i bez prestiža
• volite široku ulogu gdje nijedan dan ne izgleda isto
• imate red i strukturu kao supermoć
• Volite objavljivati isječke i biti aktivan na društvenim mrežama

Zahtjevi

• Vozačka dozvola B
• Vrlo dobro poznavanje švedskog jezika u govoru i pismu
• Dobro poznavanje računara i digitalno razumijevanje
• Visok integritet i dobra prosudba
• Možete upravljati mnogim paralelnim zadacima
• Pozitivni, spremni na saradnju i sigurni

Pogodnosti

• Slična koordinirajuća / uslužna uloga
• Iskustvo sa finansijskim podacima
• ISO, kvalitet ili upravljanje dokumentima
• Građevinska, zanatska ili uslužna industrija
• Društvene mreže

Svrha uloge

Biti ključna osoba bliska direktoru koja omogućava kompaniji da raste održivo, održava visok kvalitet i daje i klijentima i timu zaista dobro iskustvo – svaki dan.