Administrator odjela/Asistent rukovodioca

Tražimo Administratora odjela/Asistenta rukovodioca za kompaniju u Stokholmu (Sandberg). Početak je početkom februara 2026, ugovor na godinu dana za početak. Mogućnost produženja nakon toga.

Opis zadatka:

Zadatak podrazumijeva rad kao administrator/asistent za rukovodioca odjela i određeni broj rukovodilaca sekcija/jedinica u odjelu za stanicnu tehniku NT. Uloga će biti podijeljena između više različitih jedinica i sekcija.

Uloga je ključna za osiguranje nesmetanog rada odjela, s posebnim fokusom na rasterećenje rukovodilaca i održavanje strukture i reda u administrativnim sistemima i zadacima.

Administrator odjela treba samostalno i s velikom ličnom odgovornošću, zajedno sa rukovodiocima odjela, sekcija i jedinica, da radi na rasterećenju rukovodilaca u svakodnevnom radu planiranjem i izvršavanjem administrativnih zadataka.

Zadatak je predviđen za izvođenje od strane konsultanta resursa (usluga koju obavlja Konsultant u svrhu pojačanja u tekućem radu).

Radni zadaci:

1. Administrativna podrška rukovodiocima

• Upravljanje kalendarom i zakazivanje sastanaka.
• Priprema materijala za sastanke i prezentacije (npr. zajedničke informacije za sastanke jedinica).
• Administrativno upravljanje i koordinacija podloga i odluka u vezi sa konsultantima i zaposlenima (npr. delegiranje, izjave o sukobu interesa).
• Ažuriranje stranica intraneta.

2. Administracija kadrova

• Podrška pri uključivanju i isključivanju zaposlenih i konsultanata. Naručivanje opreme, ovlašćenja i pristupa.
• Upravljanje listama godišnjih odmora.
• Podrška pri programima uvođenja i internim aktivnostima.

3. Ekonomija i nabavke

• Nabavka materijala, opreme i usluga po potrebi.
• Sastavljanje jednostavnih izvještaja iz UBW.
• Upravljanje fakturama i knjiženje po potrebi.

4. Koordinacija sastanaka i događaja

• Planiranje internih sastanaka, radionica i konferencija.
• Rezervisanje prostorija, tehnike i usluga ugostiteljstva.
• Izrada dnevnih redova i pisanje zapisnika po potrebi.
• Podrška rukovodećoj grupi odjela za stanicnu tehniku (NT LG). (Planiranje godišnjeg ciklusa, planiranje dnevnih redova, dokumentovanje sastanaka rukovodeće grupe i odluka, pozivanje gostiju, praćenje akcija.)

5. Komunikacija i dokumentacija

• Ažuriranje intraneta i prezentacionih materijala odjela.
• Pisanje jednostavnih podloga za odluke.
• Upravljanje dokumentima na fajl serveru i SharePoint-u, kao i vođenje evidencije.
• Kreiranje i ažuriranje procedura u okviru vlastitog područja odgovornosti u slučajevima kada ih nema centralno.
• Saradnja sa mrežom administratora.

Za ovu ulogu potrebno je tečno poznavanje švedskog i engleskog jezika, kako u govoru tako i u pismu.

Sigurnosna provjera: Potrebna je sigurnosna provjera i provjera registara.

Ovo je konsultantski zadatak od 100% putem Incluso u Stokholmu (Sandberg). Početak je početkom februara 2026, vremenski ograničen zadatak na godinu dana za početak, mogućnost produženja nakon toga. Za ovu ulogu potrebno je da budete na licu mjesta 75% u Sandbergu.

Molimo prijavite se sa CV-jem i motivacionim pismom putem linka ispod. Kandidate predstavljamo kontinuirano.

Odgovorna regruterka u Incluso je Marijana Nilson.