Odsječni administrator za klijenta u Sundbybergu

Jeste li vi strukturisani, samostalni administrator koji uživa u širokoj i važnoj ulozi podrške? Ovdje imate priliku da radite blisko sa rukovodiocima i poslovanjem unutar tehnički napredne i društveno važne organizacije. Zadatak traje godinu dana i daje vam centralnu ulogu u stvaranju reda, efikasnosti i kvaliteta u svakodnevnom radu.

O ulozi

Kao viši administrator imate centralnu funkciju u radu odsjeka. Podržavate šefa odsjeka, kao i nekoliko šefova sekcija i jedinica, i funkcionišete kao koordinirajuća snaga koja osigurava da sve teče glatko kako u kalendaru, tako i u sistemima i komunikaciji. Radite samostalno i sa velikom odgovornošću i ste osoba koja vidi šta treba uraditi prije nego što neko stigne da pita.

Radni zadaciAdministrativna podrška rukovodiocima

• Upravljanje kalendarom, zakazivanje sastanaka i planiranje

• Priprema prezentacija i materijala za sastanke

• Upravljanje delegacijama, odlukama i administrativnim podlogama

• Ažuriranje internih informativnih stranica

Kadrovska administracija

• Uvođenje i isključivanje zaposlenih i konsultanata

• Naručivanje opreme, ovlaštenja i pristupa

• Upravljanje listama godišnjih odmora

• Podrška pri programima uvođenja i internim aktivnostima

Ekonomija i nabavka

• Naručivanje materijala, opreme i usluga

• Jednostavno izvještavanje u UBW

• Upravljanje fakturama i knjiženje

Koordinacija sastanaka i događaja

• Planiranje internih sastanaka, radionica i konferencija

• Rezervisanje prostorija, usluga hrane i pića i tehnike

• Izrada dnevnih redova i vođenje zapisnika

• Administrativna podrška rukovodećoj grupi, uključujući godišnji ciklus i praćenje akcija

Komunikacija i dokumentacija

• Ažuriranje intraneta i prezentacionih materijala

• Pisanje jednostavnih podloga za odluke

• Upravljanje dokumentima u strukturama fajlova i SharePoint

• Izrada i ažuriranje procedura

• Saradnja sa mrežom administratora

Profil zahtjeva

Tražimo vas koji imate:

- Poslijesrednjoškolsko obrazovanje iz oblasti ekonomije, kadrova ili administracije.

- Oko 5-9 godina dokumentiranog iskustva u kvalifikovanim administrativnim zadacima u komunikaciji, ekonomiji i kadrovima.

- Solidno iskustvo sa MS Office: Excel, Word, PowerPoint i Outlook.

- Najmanje 3 godine iskustva u dokumentovanju sastanaka rukovodećih grupa/upravljačkih grupa ili slično.

Pogodnosti

- Najmanje 3 godine iskustva u administraciji u državnoj ili opštinskoj službi.

- Najmanje 1 godinu iskustva sa ekonomskim sistemom UBW/Agresso ili ekvivalentnim.

Praktični detalji

Lokacija: Sundbyberg, sa oko 25% rada na daljinu

Obim: Puno radno vrijeme 100%

Period zadatka: 2. februar 2026 - 2. februar 2027 sa šansom za produženje od 1 godine.

Radimo sa tekućim izborom i intervjuima pa pošaljite svoju prijavu

Sway Sourcing je inovativni partner za regrutaciju koji se specijalizuje za uparivanje pravog talenta sa pravom kompanijom – brzo i efikasno. Naš glavni fokus je u oblasti Ekonomije, Administracije, Kadrova, Marketinga i IT-a, ali imamo i široku ekspertizu i fleksibilnost potrebnu za pružanje prilagođenih rešenja za regrutaciju u svim industrijama.

Iako smo relativno novi akter, već smo izgradili povjerenje kod mnogih najvećih kompanija u Švedskoj i radimo i nacionalno i internacionalno. Sa bazama u Švedskoj i Španiji, nudimo jedinstvenu kombinaciju lokalne ekspertize i globalnog dosega. Naša jaka mreža i duboki uvidi u industriju čine nas očiglednim partnerom za kompanije koje žele biti korak ispred u svojoj regrutaciji.