Viši odjelni administrator

Trenutno tražimo iskusnog Odjelnog administratora za potrebe našeg klijenta. Zadatak uključuje pružanje administrativne podrške šefu odjela, kao i više šefova sektora i jedinica. Uloga je podijeljena između različitih jedinica i ključna je za stvaranje strukture, efikasnosti i kontinuiteta u svakodnevnom radu.

Kao Odjelni administrator, podržavate šefove u svemu od planiranja, koordinacije i komunikacije do dokumentacije, nabavki i finansijske administracije. Radite samostalno, imate veliku odgovornost i važni ste dio osiguravanja nesmetanog funkcionisanja poslovanja.

Ovo je konsultantski zadatak preko Miljonbemanning gdje radite na lokaciji kod klijenta.

• Upravljanje kalendarom i sastancima

• Priprema prezentacionog i materijala za sastanke

• Koordinacija osnova za odluke (delegiranja, izjave o sukobu interesa itd.)

• Ažuriranje intraneta i internih informacionih stranica

• Podrška pri uključivanju i isključivanju zaposlenih i konsultanata

• Naručivanje opreme, pristupa i ovlašćenja

• Upravljanje listama godišnjih odmora

• Podrška u programima uvođenja i internim aktivnostima

• Nabavka materijala, opreme i usluga

• Jednostavno izvještavanje u UBW

• Upravljanje fakturama i knjiženje po potrebi

• Planiranje internih sastanaka, radionica i konferencija

• Rezervisanje prostorija, tehnike i usluga ugostiteljstva

• Kreiranje dnevnih redova, pisanje zapisnika i praćenje akcija

• Podrška rukovodnoj grupi odjela uključujući godišnji ciklus, dokumentaciju i koordinaciju gostiju

• Ažuriranje prezentacionog materijala i intraneta

• Pisanje jednostavnih osnova za odluke

• Upravljanje dokumentima na fajl serveru i SharePointu

• Vodenje evidencije

• Učešće u mreži administratora i razvoj procedura

• Dostupno vrijeme: oko 144 sata/mjesec

• Rad u rukovodnoj grupi: oko 12–15 sati/mjesec

• Zajednička pitanja odjela: oko 20–30 sati/mjesec

• Podrška šefovima jedinica/sektora: oko 100 sati/mjesec (oko 20 sati po šefu)

Raspodjela vremena je smjernica za planiranje i može varirati tokom vremena.

• Redovne provere sa odgovarajućim šefom sekcije/jedinice (1 put/mjesec)

• Provera pred sastanke rukovodne grupe (2 puta/mjesec)

• Tekući dijalog sa glavnim odgovornim šefom

• Odjelni administrator sam rezerviše provere i podiže pitanja prioriteta po potrebi

Faza 1 (nedjelja 1–2/3)

• Upoznavanje sa Švedskom mrežom električne energije

• Obavezne obuke

• Pregled sistema i standardnih zadataka

• Upoznavanje sa šefovima i mrežom administratora

• Preuzimanje tekućih zadataka od trenutnog administratora

Faza 2 (nedjelja 3/4–8)

• Upoznavanje sa radom rukovodne grupe

• Upoznavanje sa godišnjim ciklusom i planiranjem

• Podrška šefovima sektora i jedinica

• Rješavanje predmeta

• Početak: 2026-02-02

• Trajanje: Do 2027-02-02

• Opcija: Mogućnost produženja do 2028-02-02

• Obim: 100%

• Lokacija: Sundbjerg (uglavnom na licu mjesta, poneki dan rada na daljinu po dogovoru)

• Zahtjevi: Sigurnosna provjera i provjera u registrima