Inženjer projekta na lokaciji

Inženjer projekta na lokaciji imat će ključnu ulogu u podršci uspješnoj provedbi projekta Stegra Hydrogen to Green Steel nadzirući svakodnevne administrativne operacije tima za puštanje u pogon i pokretanje (CSU) na lokaciji. Ova osoba bit će odgovorna za upravljanje osobom, koordinaciju logistike, administrativno izvještavanje i održavanje učinkovitih komunikacijskih kanala između osoblja na lokaciji, Brunela i uprave lokacije. Sposobnost podrške tehničkom timu s dokumentacijom sučelja ključna je. Ova uloga smatra se produžetkom tima za operacije Brunel Europe i služi kao kritično sučelje između osoblja na lokaciji, operativnog tima i uprave ICE.

Ključne odgovornosti

1. Tehnička podrška dokumentaciji

• Održavati i ažurirati sustave i procedure kontrole dokumentacije za praćenje i upravljanje projektnom dokumentacijom.
• Pratiti tijekove pregleda i odobrenja dokumentacije kako bi se ispunili projektni rokovi

2. Upravljanje timom i osobom

• Nadzirati dnevne aktivnosti i zahtjeve osoblja tima CSU na lokaciji s administrativne i izvještajne perspektive.
• Služiti kao primarna administrativna kontaktna točka za članove tima CSU, osiguravajući pravovremeno rješavanje operativnih upita i problema.
• Pratiti i upravljati mobilizacijom osoblja na lokaciju iz matičnih zemalja, osiguravajući odobrenje i usklađenost s zahtjevima specifičnim za lokaciju, povezujući se s lokacijom i operativnim timovima Brunela kako bi se osigurala glatka i pravovremena mobilizacija.
• Olakšati proces uključivanja novih članova tima uključujući prijavu za pristup e-pošti, naručivanje IT opreme, naručivanje osobne zaštitne opreme, organiziranje uvoda na lokaciju i sigurnosnih uputa, orijentaciju na lokaciji, organiziranje propusnica ID06/posjetitelja, pružanje protokola, procesa i politika tvrtke.

3. Administrativna podrška

• Održavati točne i ažurirane zapise o vremenu rada, prisutnosti i izvještavanju za sve osoblje CSU.
• Pripremati i upravljati procesom odobrenja mjesečnih obračuna radnog vremena, osiguravajući točnost i pravovremenu dostavu za obračun plaća.
• Rukovati zahtjevima i rezervacijama putovanja, uključujući letove, prijevoz i smještaj, osiguravajući isplativost i pridržavanje politika putovanja tvrtke.
• Povezivati se s operativnim timom Brunela kako bi se pružili potrebni zahtjevi za putovanja (TAF-ovi) za djelovanje logističkog tima.
• Arhivirati odobrene zahtjeve za putovanja radi praćenja (mekano i tvrdo arhiviranje)
• Organizirati i održavati sustave e-pošte na lokaciji, osiguravajući strukturirano i jasno širenje informacija.
• Upravljati rasporedom na lokaciji osiguravajući da rotacije dopusta odgovaraju rasporedima puštanja u pogon, osiguravajući maksimalnu pokrivenost na lokaciji.

4. Nabava i upravljanje resursima

• Koordinirati naručivanje i distribuciju IT opreme (prijenosna računala, telefoni, itd.) i osigurati da je u potpunosti funkcionalna za sve osoblje na lokaciji.
• Upravljati naručivanjem/nabavom i distribucijom osobne zaštitne opreme (dobiti informacije o veličini osoblja), održavati potrebne razine zaliha.
• Organizirati iznajmljivanje automobila i upravljati logistikom vozila, uključujući izdavanje i praćenje gorivnih kartica, knjiga vozila, registra vozača/putnika iznajmljenih automobila za osoblje na lokaciji.
• Povezivati se s dobavljačima i prodavačima te Brunel Logistics u vezi s iznajmljenim automobilima, smještajem, prijevozom, uslugama dočekivanja, kako bi se osigurala učinkovita i isplativa pružanja usluga.

5. Koordinacija smještaja i logistike

• Tražiti i procjenjivati opcije smještaja za osoblje na lokaciji.
• Identificirati, pregledavati i procjenjivati opcije smještaja za osoblje na lokaciji, osiguravajući usklađenost s projektnim zahtjevima i proračunom.
• Razvijati i održavati minimalni standardni inventar za pogodnosti apartmana kako bi se osiguralo da vlasnici/agenti znaju za zahtjeve.
• Uspostavljati i održavati odnose s vlasnicima i agentima kako bi se olakšalo glatko iznajmljivanje nekretnina i pravovremeno rješavali problemi.
• Olakšati predaju ključeva apartmana i osigurati da dolazeće osoblje može imati pristup apartmanima po dolasku i bude upoznato s radom svih pogodnosti apartmana.
• Organizirati usluge dočekivanja za dolazeće osoblje, osiguravajući nesmetan prijelaz po dolasku na projektnu lokaciju.
• Pratiti stanje i upotrebljivost smještaja, iznajmljenih automobila i drugih resursa povezanih s logistikom.

6. Komunikacija i povezivanje

• Sučeljavati se s upravom lokacije i drugim ključnim dionicima kako bi se osigurala usklađenost između administrativne podrške i projektnih ciljeva.
• Djelovati kao kontaktna točka između osoblja na lokaciji, uprave ICE, operacija Brunela i vanjskih strana (vlasnika, putničkih agenata, dobavljača, itd.).
• Pripremati i distribuirati redovita izvješća o statusu upravi o aktivnostima administracije lokacije, svim stavkama vezanim za osoblje, te također u vezi s putovanjima i logistikom.
• Proaktivno identificirati potencijalne probleme i razvijati rješenja kako bi se smanjio poremećaj projekta.

7. Usklađenost i organizacija

• Osigurati usklađenost s politikama i procedurama tvrtke u svim administrativnim aktivnostima na lokaciji.
• Održavati organiziran i učinkovit sustav dokumentacije, digitalni i fizički, radi lakog pronalaženja i revizije.
• Izgraditi i održavati ažurirani indeks sustava dokumentacije za referencu i potrebe predaje prema potrebi.
• Pratiti i upravljati proračunima vezanim za lokaciju, osiguravajući da su administrativni troškovi kontrolirani i opravdani.
•