Odjelni administrator / Asistent ravnatelja

Tražimo Odjelnog administratora/Asistenta ravnatelja za tvrtku u Stockholmu (Sundbyberg). Početak je početkom veljače 2026., ugovor na godinu dana za početak. Mogućnost produljenja nakon toga.

Opis zadatka:

Zadatak uključuje rad kao administrator/asistent za ravnatelja odjela te određeni broj voditelja odsjeka/jedinica na odjelu Stanične tehnologije NT. Uloga će se dijeliti između nekoliko različitih jedinica i odsjeka.

Uloga je ključna za osiguravanje nesmetanog funkcioniranja odjela, s posebnim naglaskom na rasterećenje ravnatelja te održavanje strukture i reda u administrativnim sustavima i zadacima.

Odjelni administrator mora samostalno i s velikom vlastitom odgovornošću zajedno s ravnateljima odjela, odsjeka i jedinica raditi na rasterećenju ravnatelja u njihovom svakodnevnom radu planiranjem i izvršavanjem administrativnih zadataka.

Zadatak se obavlja putem resursnog konzultanta (usluga koju obavlja Konzultant s ciljem pružanja pojačanja u tekućem radu).

Radni zadaci:

1. Administrativna podrška ravnateljima

• Upravljanje kalendarom i zakazivanje sastanaka.
• Priprema materijala za sastanke i prezentacije (npr. zajedničke informacije za sastanke jedinica).
• Administrativno upravljanje i koordinacija podloga i odluka u vezi s konzultantima i zaposlenicima (npr. delegiranje, izjave o sukobu interesa).
• Ažuriranje intranet stranica.

2. Administracija osoblja

• Podrška pri uključivanju i isključivanju zaposlenika i konzultanata. Naručivanje opreme, ovlasti i pristupa.
• Upravljanje popisima godišnjih odmora.
• Podrška pri programima uvođenja i internim aktivnostima.

3. Ekonomija i nabava

• Nabava materijala, opreme i usluga po potrebi.
• Sastavljanje jednostavnih izvješća iz UBW-a.
• Upravljanje fakturama i knjiženje po potrebi.

4. Koordinacija sastanaka i događaja

• Planiranje internih sastanaka, radionica i konferencija.
• Rezerviranje prostorija, tehnike i ugostiteljskih usluga.
• Izrada dnevnih redova i pisanje zapisnika po potrebi.
• Podrška upravnoj skupini odjela Stanične tehnologije (NT LG). (Planiranje godišnjih ciklusa, planiranje dnevnih redova, dokumentiranje sastanaka upravne skupine i odluka, pozivanje gostiju, praćenje radnji.)

5. Komunikacija i dokumentacija

• Ažuriranje intraneta i prezentacijskih materijala odjela.
• Pisanje jednostavnih podloga za odluke.
• Upravljanje dokumentima na poslužitelju datoteka i SharePointu te vođenje registra.
• Izrada i ažuriranje procedura unutar vlastitog područja odgovornosti u slučajevima kada ih nema na središnjoj razini.
• Suradnja s mrežom administratora.

Za ovu ulogu potrebno je tečno poznavanje švedskog i engleskog jezika, kako govorno tako i pismeno.

Sigurnosna provjera: Potrebna je sigurnosna provjera i provjera registra.

Ovo je konzultantski zadatak na 100% putem Incluso u Stockholmu (Sundbyberg). Početak je početkom veljače 2026., vremenski ograničen zadatak na godinu dana za početak, mogućnost produljenja nakon toga. Za ovu ulogu potrebno je da budete na licu mjesta 75% u Sundbybergu.

Molimo prijavite se s životopisom i motivacijskim pismom putem dolje navedene poveznice. Kandidate predstavljamo kontinuirano.

Odgovorna regrutacija na Incluso je Marianne Nilsson.