Odjelni administrator za klijenta u Sundbybergu

Jeste li strukturirani, samostalni administrator koji uživa u širokoj i važnoj potpornoj ulozi? Ovdje imate priliku raditi blisko s menadžerima i djelatnostima unutar tehnički napredne i društveno važne organizacije. Zadatak traje godinu dana i daje vam središnju ulogu u stvaranju reda, učinkovitosti i kvalitete u svakodnevnom radu

O ulozi

Kao viši administrator imate središnju funkciju u radu odjela. Podržavate voditelja odjela te nekoliko voditelja sektora i jedinica te funkcionirate kao koordinirajuća snaga koja osigurava da sve teče glatko kako u kalendaru, tako i u sustavima i komunikaciji. Radite samostalno i s velikom odgovornošću te ste osoba koja vidi što treba učiniti prije nego što netko stigne pitati.

Radni zadaciAdministrativna podrška menadžerima

• Upravljanje kalendarom, zakazivanje sastanaka i planiranje

• Priprema prezentacija i materijala za sastanke

• Upravljanje delegacijama, odlukama i administrativnim podlogama

• Ažuriranje internih informacijskih stranica

Kadrovska administracija

• Uključivanje i isključivanje zaposlenika i konzultanata

• Naručivanje opreme, ovlasti i pristupa

• Upravljanje popisima godišnjih odmora

• Podrška pri programima uvođenja i internim aktivnostima

Ekonomija i nabava

• Naručivanje materijala, opreme i usluga

• Jednostavno izvješćivanje u UBW-u

• Upravljanje fakturama i knjiženje

Koordinacija sastanaka i događaja

• Planiranje internih sastanaka, radionica i konferencija

• Rezervacija prostorija, cateringa i tehnike

• Izrada dnevnih redova i vođenje zapisnika

• Administrativna podrška upravljačkoj skupini, uključujući godišnji krug i praćenje akcija

Komunikacija i dokumentacija

• Ažuriranje intraneta i prezentacijskih materijala

• Pisanje jednostavnih podloga za odluke

• Upravljanje dokumentima u strukturama datoteka i SharePointu

• Izrada i ažuriranje procedura

• Suradnja s mrežom administratora

Profil zahtjeva

Tražimo vas koji imate:

- Naknadno srednjoškolsko obrazovanje iz ekonomije, ljudskih resursa ili administracije.

- Otprilike 5-9 godina dokumentiranog iskustva u kvalificiranim administrativnim zadacima u komunikaciji, ekonomiji i ljudskim resursima.

- Temeljito iskustvo s MS Officeom: Excel, Word, PowerPoint i Outlook.

- Najmanje 3 godine iskustva u dokumentiranju sastanaka upravljačke skupine/upravljačkog odbora ili sličnog.

Poželjno

- Najmanje 3 godine iskustva u administraciji u državnoj ili općinskoj djelatnosti.

- Najmanje 1 godinu iskustva s ekonomskim sustavom UBW/Agresso ili ekvivalentnim.

Praktični detalji

Lokacija: Sundbyberg, s otprilike 25% rada na daljinu

Opseg: Puno radno vrijeme 100%

Razdoblje zadatka: 2. veljače 2026. - 2. veljače 2027. s mogućnošću produženja od 1 godine.

Radimo s kontinuiranim odabirom i intervjuima pa pošaljite svoju prijavu

Sway Sourcing je inovativni partner za zapošljavanje specijaliziran za podudaranje pravog talenta s pravom tvrtkom – brzo i učinkovito. Naš glavni fokus je na ekonomiji, administraciji, ljudskim resursima, marketingu i IT-u, ali imamo i široku stručnost i fleksibilnost potrebne za isporuku prilagođenih rješenja za zapošljavanje u svim industrijama.

Unatoč tome što smo relativno novi akter, već smo izgradili povjerenje kod mnogih najvećih švedskih tvrtki i radimo i nacionalno i međunarodno. S bazama u Švedskoj i Španjolskoj nudimo jedinstvenu kombinaciju lokalne stručnosti i globalnog dosega. Naša jaka mreža i duboki uvidi u industriju čine nas očitim partnerom za tvrtke koje žele biti korak ispred u svom zapošljavanju.