Viši odjelni administrator

Trenutno tražimo iskusnog Odjelnog administratora za račun klijenta. Zadatak uključuje pružanje administrativne podrške voditelju odjela te nekoliko voditelja sektora i jedinica. Uloga je podijeljena između različitih jedinica i ključna je za stvaranje strukture, učinkovitosti i kontinuiteta u svakodnevnom radu.

Kao Odjelni administrator podržavate voditelje u svemu od planiranja, koordinacije i komunikacije do dokumentacije, nabave i financijske administracije. Radite samostalno, imate veliku odgovornost i važni ste dio osiguravanja nesmetanog funkcioniranja djelatnosti.

Ovo je konzultantski zadatak putem Miljonbemanning gdje radite na licu mjesta kod klijenta.

• Upravljanje kalendarom i sastancima

• Priprema prezentacijskog i sastanka materijala

• Koordinacija materijala za odluke (delegiranja, izjave o sukobu interesa itd.)

• Ažuriranje intraneta i internih informacijskih stranica

• Podrška pri uključivanju i isključivanju zaposlenika i konzultanata

• Naručivanje opreme, pristupa i ovlasti

• Upravljanje popisima godišnjih odmora

• Podrška u programima uvođenja i internim aktivnostima

• Nabava materijala, opreme i usluga

• Jednostavno izvješćivanje u UBW

• Upravljanje fakturama i knjiženje po potrebi

• Planiranje internih sastanaka, radionica i konferencija

• Rezervacija prostorija, tehnike i ugostiteljskih usluga

• Izrada dnevnih redova, pisanje zapisnika i praćenje akcija

• Podrška upravljačkoj skupini odjela uključujući godišnji ciklus, dokumentaciju i koordinaciju gostiju

• Ažuriranje prezentacijskog materijala i intraneta

• Pisanje jednostavnih materijala za odluke

• Upravljanje dokumentima na poslužitelju datoteka i SharePointu

• Vodenje evidencije

• Sudjelovanje u mreži administratora i razvoj procedura

• Dostupno vrijeme: oko 144 sati/mjesečno

• Rad u upravljačkoj skupini: oko 12–15 sati/mjesečno

• Zajednička pitanja odjela: oko 20–30 sati/mjesečno

• Podrška voditeljima jedinica/sektora: oko 100 sati/mjesečno (oko 20 sati po voditelju)

Raspodjela vremena je smjernica za planiranje i može varirati tijekom vremena.

• Redovite usklađivanja s odgovarajućim voditeljima sektora/jedinica (1 put/mjesečno)

• Usklađivanje prije sastanaka upravljačke skupine (2 puta/mjesečno)

• Kontinuirani dijalog s glavnim odgovornim voditeljem

• Odjelni administrator sam rezervira usklađivanja i postavlja pitanja prioriteta po potrebi

Faza 1 (tjedan 1–2/3)

• Uvođenje u Švedski mrežni sustav

• Obvezni tečajevi

• Pregled sustava i standardnih zadataka

• Upoznavanje s voditeljima i mrežom administratora

• Preuzimanje tekućih zadataka od sadašnjeg administratora

Faza 2 (tjedan 3/4–8)

• Uvođenje u rad upravljačke skupine

• Upoznavanje s godišnjim ciklusom i planiranjem

• Podrška voditeljima sektora i jedinica

• Rješavanje predmeta

• Početak: 2026-02-02

• Trajanje: Do 2027-02-02

• Opcija: Mogućnost produljenja do 2028-02-02

• Opseg: 100%

• Lokacija: Sundbyberg (uglavnom na licu mjesta, poneki dan rada na daljinu po dogovoru)

• Zahtjevi: Sigurnosna provjera i provjera registra