Координатор на операции Ключова роля близо до изпълнителния директор

Let's Paint расте и сега търсим централна ключова личност, която иска да работи близо до изпълнителния директор и да участва в управлението на развиваща се компания.

Това е роля в операциите близо до изпълнителния директор, където държите ежедневните потоци заедно, създавате структура и се уверявате, че дейността тече плавно – с фокус върху темпо, качество и обслужване.

Вие сте често първият контакт за:

• бояджии
• доставчици
• вътрешни въпроси
• по-прости диалози с клиенти

Приемате клиенти в офиса, обработвате текуща администрация, материал за счетоводство, покупки и се уверявате, че офисът и организацията изглеждат професионални, приятни и добре организирани.

Накратко: вие сте паякът в мрежата – със здрав разум, честност и висока усетливост към обслужването.

Какво правите в ролята

Поддръжка и координация близо до изпълнителния директор

• Облекчавате изпълнителния директор в ежедневната оперативна работа
• Филтрирате и улавяте въпроси от бояди и вътрешния екип
• Обработвате част от пощенската кутия на изпълнителния директор според ясни насоки
• Проследявате случаи, за да не се пропуска нищо
• Участвате в срещи при нужда и за бележки

Счетоводство и администрация

• Събирате и структурирате касови бележки, материали и пътни разходи
• Текущ диалог със счетоводна фирма (Aspia)
• Подпомагате в по-прости финансови задачи според приоритетите на изпълнителния директор

Структура, ISO и качество

• Оперативна отговорност за ISO работата в съществуващата структура
• Поддържате ред в документи, версии и процедури
• Работите с процеси, чеклисти и документация
• Актуализирате (нашата вътрешна система за бояди)
• Гарантирате, че Let’s Paint има ред и организация в работата по качеството

Офис, обслужване и култура

• Отговорни сте офисът да бъде чист, уютен и приветлив
• Седмично почистване на офиса (прахосмучене, боклук, тоалетна, съдомиялна и др.)
• Грижите се за покупки (консумативи, кафе, материали, киоск и др.

Планирате и координирате:

• обучения
• Колегиални и екипни активности
• вътрешна информация
• Помагате за сглобяване на папки KMA за проекти

Покупки и практически задачи

• Правите покупки в магазин или онлайн според процедурата за покупки
• Грижите се за задачи като поща, взимания, връщания и практическа логистика

Комуникация и обслужване

• Комуникирате топло, ясно и професионално
• Представлявате изпълнителния директор в по-прости диалози
• Гарантирате бързи отговори и добро преживяване за всички, които се свързват с Let’s Paint
• Грижите се вътрешната комуникация наистина да стига и да се разбира

Вие:

• харесвате темпо и отговорност
• мислите една стъпка напред и харесвате структура
• имате висока усетливост към обслужването и енергия
• сте ориентирани към решения и без претенции
• чувствате се добре в широка роля, където никой ден не изглежда еднакво
• имате ред и структура като суперсила
• Харесвате да публикувате клипове и да сте активни в социалните медии

Изисквания

• Шофьорска книжка B
• Много добър шведски в говор и писмо
• Добри компютърни умения и цифрово разбиране
• Висока честност и здрав разум
• Справяте се с много паралелни задачи
• Позитивни, склонни към сътрудничество и уверени

Препоръчително

• Подобна координираща / свързана с обслужването роля
• Опит с материал за счетоводство
• ISO, качество или управление на документи
• Строителен, занаятчийски или сервизен отрасъл
• Социални медии

Целта на ролята

Да бъдете ключова личност близо до изпълнителния директор, която прави възможно компанията да расте устойчиво, да поддържа високо качество и да дава както на клиенти, така и на екипа наистина добро преживяване – всеки ден.