Офис администратор

За компанията

City Städservice е водещата почистваща компания в Стокхолм и предлага на частни лица домашни услуги с фокус върху домашното почистване. Ние също така предлагаме на фирми и имотни компании офис и стълбищно почистване със съпътстващи услуги като миене на прозорци и почистване на гаражи. Качество, обслужване, чистота и сигурност са ценностите, които проникват работата, която вършим при нас. Всичко, което правим, е фокусирано върху това клиентското изживяване да бъде възможно най-положително, това е нашата абсолютна амбиция.

Администратор / Служител по обслужване на клиенти / Съставител на графици

Искате ли да имате разнообразна роля, в която ще комбинирате администрация, обслужване на клиенти и планиране? Търсим вас, който сте структуриран, ориентиран към обслужването и се чувствате добре в работа, при която много задачи се изпълняват едновременно.

При нас ще получите важна роля в ежедневната дейност, където ще отговаряте за административни задачи, контакт с клиенти и съставяне на графици. Ще станете централна част от офиса и ще допринасяте за това както клиентите, така и колегите да получат необходимата им поддръжка.

За длъжността

В тази роля ще работите широко с администрация, обслужване на клиенти и планиране. Работните задачи включват между другото отговаряне на входящи обаждания, обработване на имейли, съставяне на отчети, изпълнение на по-прости счетоводни задачи и обработка на поща, както и поръчване на материали от доставчици.

Също така ще работите с обслужване на клиенти, като отговаряте на въпроси за услуги и продукти, приемате резервации и промени по тях, администрирате ги в системата за график, обработвате рекламации и оплаквания от клиенти, както и създавате случаи, които се предават на ръководители на екипи.

Като съставител на графици/планиращ ще отговаряте за поддържането и коригирането на основния график въз основа на нуждите както на клиентите, така и на служителите. Ще правите седмични финални корекции преди графикът да бъде изпратен на персонала, както и ще обработвате отпуски, боледуване с кратко предизвестие, както и планиране на заместващи лица.

Търсим вас, който имате

Имате средно образование или еквивалентно и се изразявате свободно на английски език в говор и писмо. Имате добра способност да научавате основни компютърни програми и процеси и сте уверен и професионален при телефонен контакт с клиенти.

Предишен опит в административна работа или офис работа се счита за предимство. Също така добри комуникативни и организационни умения и познания по испански език се смятат за предимство.

Лични качества

За да се чувствате добре в тази роля, смятаме, че сте внимателен, аналитичен и структуриран. Имате добро съждение, сте гъвкав и лесно се справяте с няколко работни задачи едновременно. Ориентирани сте към решения, лесно се справяте със случаи с клиенти и рекламации по професионален начин и се движите от желанието да създавате ефективни работни процеси. Усещане за ред и способност за бързо намиране на практически решения са много важни качества за тази длъжност.

Вид на заетостта и работно време

Длъжността е на пълен работен ден от понеделник до петък и започвате в 07:00 в нашия офис. В длъжността също така се включва ежедневна проверка на получените имейли от клиенти относно късни отменяния веднъж в 20:00 всеки работен ден, както и при необходимост незабавни действия. През уикенда се изисква проверка веднъж в неделя следобед.