Отделен администратор / Асистент на ръководител

Търсим Отделен администратор/Асистент на ръководител за фирма в Стокхолм (Сундбиберг). Начало в началото на февруари 2026 г., договор за 1 година за начало. Възможност за удължаване след това.

Описание на задачата:

Задачата включва да бъдеш администратор/асистент за ръководителя на отдела, както и за няколко секционни/единични ръководители в отдел Стационна техника NT. Ролята ще се разделя между няколко различни единици и секции.

Ролята е ключова за осигуряване на плавното протичане на дейността на отдела, със специален фокус върху облекчаване на ръководителите и поддържане на структура и ред в административните системи и задачи.

Отделният администратор трябва самостоятелно и с голяма собствена отговорност, заедно с ръководителите на отдели, секции и единици, да работи за облекчаване на ръководителите в ежедневната им работа чрез планиране и изпълнение на административни задачи.

Задачата се изпълнява от консултант на ресурси (услуга, изпълнявана от Консултант с цел подсилване на текущата работа).

Работни задачи:

1. Административна поддръжка на ръководители

• Управление на календар и резервации за срещи.
• Подготовка на материали за срещи и презентации (напр. обща информация за срещи на единици).
• Административно управление и координация на документи и решения относно консултанти и служители (напр. делегирания, декларации за конфликт на интереси).
• Актуализиране на интранет страници.

2. Администрация на персонала

• Поддръжка при наемане и напускане на служители и консултанти. Поръчка на оборудване, права и достъпи.
• Управление на списъци за отпуски.
• Поддръжка при програми за влизане във фирмата и вътрешни дейности.

3. Финанси и покупки

• Покупки на материали, оборудване и услуги при необходимост.
• Съставяне на по-прости отчети от UBW.
• Управление на фактури и осчетоводяване при необходимост.

4. Координация на срещи и събития

• Планиране на вътрешни срещи, работилници и конференции.
• Резервации на помещения, техника и храна.
• Създаване на дневни ред и водене на протоколи при необходимост.
• Поддръжка на ръководната група на отдел Стационна техника (NT LG). (Планиране на годишни колела, планиране на дневни ред, документиране на срещи на ръководната група и решения, каняне на гости, проследяване на действия.)

5. Комуникация и документиране

• Актуализиране на интранет и презентационни материали на отдела.
• Написване на по-прости документи за решения.
• Управление на документи в файлов сървър и SharePoint, както и водене на дневник.
• Създаване и актуализиране на процедури в собствената отговорност в случаите, когато липсват централно.
• Сътрудничество с административната мрежа.

За тази роля се изискват свободни умения по шведски и английски език, както в говорена, така и в писмена форма.

Проверка за сигурност: Изисква се проверка за сигурност и проверка на регистри.

Това е консултантска задача на 100% чрез Incluso в Стокхолм (Сундбиберг). Начало в началото на февруари 2026 г., временна задача за 1 година за начало, възможност за удължаване след това. За тази роля трябва да сте на място 75% в Сундбиберг.

Моля, кандидатствайте с CV и мотивационно писмо. Представяме кандидати непрекъснато.

Отговорен рекрутьор в Incluso е Мариан Нилсон.