Старши отделов администратор

В момента търсим опитен Отделов администратор от името на клиента. Задачата включва предоставяне на административна поддръжка на началника на отдела, както и на няколко секционни и звеньеви ръководители. Ролята е разделена между различни звена и е ключова за създаване на структура, ефективност и непрекъснатост в ежедневната работа.

Като Отделов администратор подпомагате ръководителите с всичко от планиране, координация и комуникация до документиране, покупки и финансова администрация. Работите самостоятелно, имате голяма собствена отговорност и сте важна част от осигуряването на гладкото функциониране на дейността.

Това е консултантска задача чрез Miljonbemanning, където работите на място при клиента.

• Управление на календар и срещи

• Подготвяне на презентационни и събрателни материали

• Координация на основи за вземане на решения (делегирания, декларации за конфликт на интереси и др.)

• Актуализиране на интранет и вътрешни информационни страници

• Поддръжка при наемане и освобождаване на служители и консултанти

• Поръчване на оборудване, достъпи и права

• Управление на списъци за отпуски

• Поддръжка в програми за встъпване във владение и вътрешни дейности

• Покупки на материали, оборудване и услуги

• По-прости отчети в UBW

• Управление на фактури и осчетоводяване при необходимост

• Планиране на вътрешни срещи, работилници и конференции

• Резервации на помещения, техника и обслужване

• Създаване на дневни редове, водене на протоколи и проследяване на действия

• Поддръжка на ръководната група на отдела, включително годишен цикъл, документиране и координация на гости

• Актуализиране на презентационни материали и интранет

• Написване на по-прости основи за вземане на решения

• Управление на документи в файлов сървър и SharePoint

• Водене на дневник

• Участие в администраторската мрежа и разработване на процедури

• Налично време: около 144 часа/месец

• Работа с ръководна група: около 12–15 часа/месец

• Общи въпроси на отдела: около 20–30 часа/месец

• Поддръжка на звеньеви/секционни ръководители: около 100 часа/месец (около 20 часа на ръководител)

Разпределението на времето е насока за планиране и може да варира с времето.

• Редовни координации със съответния секционен/звеньев ръководител (1 път/месец)

• Координация преди срещи на ръководната група (2 пъти/месец)

• Текущ диалог с основно отговорен ръководител

• Отделовият администратор сам насрочва координациите и повдига въпроси за приоритизиране при необходимост

Фаза 1 (седмица 1–2/3)

• Запознаване със Svenska kraftnät

• Задължителни обучения

• Преглед на системи и стандартни задачи

• Срещи с ръководители и администраторската мрежа

• Поемане на текущи задачи от настоящ администратор

Фаза 2 (седмица 3/4–8)

• Запознаване с работата на ръководната група

• Запознаване с годишния цикъл и планирането

• Поддръжка на секционни и звеньеви ръководители

• Обработване на дела

• Начало: 2026-02-02

• Продължителност: До 2027-02-02

• Опция: Възможност за удължаване до 2028-02-02

• Обхват: 100%

• Място: Сундбюберг (предимно на място, възможност за някой ден работа от разстояние по споразумение)

• Изисквания: Сигурностна проверка и проверка на регистри