Administrator odjela / Asistent šefa

Tražimo Administratora odjela/Asistenta šefa za kompaniju u Stokholmu (Sundbyberg). Početak je početkom februara 2026, prvo na ugovor od 1 godine. Mogućnost produženja nakon toga.

Opis zadatka:

Zadatak uključuje rad kao administrator/asistent za šefa odjela i nekoliko šefova sekcija/jedinica u odjelu Stationsteknik NT. Uloga će se dijeliti između nekoliko različitih jedinica i sekcija.

Uloga je ključna za osiguravanje nesmetanog funkcioniranja odjela, s posebnim fokusom na rasterećenje šefova i održavanje strukture i reda u administrativnim sistemima i zadacima.

Administrator odjela mora samostalno i s velikom odgovornošću zajedno sa šefovima odjela, sekcija i jedinica raditi na rasterećenju šefova u svakodnevnom radu planiranjem i izvršavanjem administrativnih zadataka.

Zadatak se odnosi na izvođenje od strane konsultanta resursa (usluga koju obavlja Konsultant s ciljem pružanja pojačanja u tekućem radu).

Radni zadaci:

1. Administrativna podrška šefovima

• Upravljanje kalendarom i zakazivanje sastanaka.
• Priprema materijala za sastanke i prezentacije (npr. zajedničke informacije za sastanke jedinica).
• Administrativno upravljanje i koordinacija podloga i odluka u vezi s konsultantima i zaposlenicima (npr. delegiranja, izjave o sukobu interesa).
• Ažuriranje stranica intraneta.

2. Administracija osoblja

• Podrška pri uključivanju i isključivanju zaposlenika i konsultanata. Naručivanje opreme, ovlaštenja i pristupa.
• Upravljanje listama godišnjih odmora.
• Podrška pri programima uvođenja i internim aktivnostima.

3. Ekonomija i nabavke

• Nabavka materijala, opreme i usluga po potrebi.
• Sastavljanje jednostavnih izvještaja iz UBW.
• Upravljanje fakturama i knjiženje po potrebi.

4. Koordinacija sastanaka i događaja

• Planiranje internih sastanaka, radionica i konferencija.
• Rezervacija prostorija, tehnike i usluga ugostiteljstva.
• Izrada dnevnih redova i pisanje zapisnika po potrebi.
• Podrška rukovodnoj grupi odjela Stationsteknik (NT LG). (Planiranje godišnjih ciklusa, planiranje dnevnih redova, dokumentovanje sastanaka rukovodne grupe i odluka, pozivanje gostiju, praćenje akcija.)

5. Komunikacija i dokumentacija

• Ažuriranje intraneta i prezentacionog materijala odjela.
• Pisanje jednostavnih podloga za odluke.
• Upravljanje dokumentima na serverskom disku i SharePoint te vođenje dnevnika.
• Izrada i ažuriranje procedura unutar vlastitog područja odgovornosti u slučajevima kada ih nema centralno.
• Saradnja s mrežom administratora.

Za ovu ulogu potrebno je tečno poznavanje švedskog i engleskog jezika, kako u govoru tako i u pismu.

Sigurnosna provjera: Potrebna je sigurnosna provjera i provjera registra.

Ovo je konsultantski zadatak od 100% putem Incluso u Stokholmu (Sundbyberg). Početak je početkom februara 2026, prvo vremenski ograničen zadatak od 1 godine, s mogućnošću produženja nakon toga. Za ovu ulogu potrebno je da budete na licu mjesta 75% u Sundbybergu.

Molimo prijavite se putem CV-a i motivacionog pisma putem linka ispod. Kandidate predstavljamo kontinuirano.

Odgovorna regruterka u Incluso je Marianne Nilsson.