Odsjek administrator za klijenta u Sundbybergu

Jeste li strukturisani, samostalni administrator koji uživa u širokoj i važnoj potpornoj ulozi? Ovdje imate priliku da radite blizu menadžera i poslovanja unutar tehnički napredne i društveno važne organizacije. Zadatak traje godinu dana i daje vam centralnu ulogu u stvaranju reda, efikasnosti i kvaliteta u svakodnevnom radu.

O ulozi

Kao Senior Administrator imate centralnu funkciju u radu odjela. Podržavate šefa odjela kao i nekoliko šefova sektora i jedinica, te funkcionirate kao koordinirajuća snaga koja osigurava da sve teče glatko kako u kalendaru, tako i u sistemima i komunikaciji. Radite samostalno i s velikom odgovornošću i osoba ste koja vidi šta treba uraditi prije nego što neko stigne pitati.

Radni zadaciAdministrativna podrška menadžerima

• Upravljanje kalendarom, zakazivanje sastanaka i planiranje

• Priprema prezentacija i materijala za sastanke

• Upravljanje delegacijama, odlukama i administrativnim podacima

• Ažuriranje internih informativnih stranica

Personalna administracija

• Uključivanje i isključivanje zaposlenika i konzultanata

• Naručivanje opreme, ovlaštenja i pristupa

• Upravljanje listama godišnjih odmora

• Podrška pri programima uvođenja i internim aktivnostima

Ekonomija i nabavka

• Naručivanje materijala, opreme i usluga

• Jednostavno izvještavanje u UBW

• Upravljanje fakturama i knjiženje

Koordinacija sastanaka i događaja

• Planiranje internih sastanaka, radionica i konferencija

• Rezervacija prostorija, usluge hrane i pića i tehnike

• Izrada dnevnih redova i vođenje zapisnika

• Administrativna podrška rukovodećoj grupi, uključujući godišnji ciklus i praćenje akcija

Komunikacija i dokumentacija

• Ažuriranje intraneta i materijala za prezentacije

• Pisanje jednostavnih podloga za odluke

• Upravljanje dokumentima u strukturama datoteka i SharePointu

• Izrada i ažuriranje procedura

• Saradnja s mrežom administratora

Profil zahtjeva

Tražimo vas koji imate:

- Naknadno srednjoškolsko obrazovanje iz ekonomije, ljudskih resursa ili administracije.

- Otprilike 5-9 godina dokumentiranog iskustva u kvalifikovanim administrativnim zadacima u komunikaciji, ekonomiji i ljudskim resursima.

- Temeljito iskustvo s MS Office: Excel, Word, PowerPoint i Outlook.

- Najmanje 3 godine iskustva u dokumentiranju sastanaka rukovodećih grupa/upravljačkih odbora ili slično.

Pogodnosti

- Najmanje 3 godine iskustva u administraciji u državnoj ili opštinskoj službi.

- Najmanje 1 godinu iskustva s ekonomskim sistemom UBW/Agresso ili ekvivalentnim.

Praktični detalji

Lokacija: Sundbyberg, s otprilike 25% rada na daljinu

Obim: Puno radno vrijeme 100%

Period zadatka: 2. februar 2026 - 2. februar 2027 s mogućnošću za 1 godinu produženja.

Radimo s kontinuiranim odabirom i intervjuima, pa pošaljite svoju prijavu