Viši odjelni administrator

Trenutno tražimo iskusnog Odjelnog administratora za račun klijenta. Zadatak podrazumijeva pružanje administrativne podrške načelniku odjela kao i nekoliko sektorskih i jediničnih rukovodilaca. Uloga je podijeljena između različitih jedinica i ključna je za stvaranje strukture, efikasnosti i kontinuiteta u svakodnevnom radu.

Kao Odjelni administrator, podržavate rukovodioce u svemu od planiranja, koordinacije i komunikacije do dokumentacije, nabave i finansijske administracije. Radite samostalno, imate veliku odgovornost i važni ste dio osiguravanja nesmetanog funkcioniranja poslovanja.

Ovo je konzultantski zadatak putem Miljonbemanning gdje radite na lokaciji kod klijenta.

• Upravljanje kalendarom i sastancima

• Priprema prezentacionog i materijala za sastanke

• Koordinacija osnova za odluke (delegiranja, izjave o sukobu interesa itd.)

• Ažuriranje intraneta i internih informacionih stranica

• Podrška prilikom uključivanja i isključivanja zaposlenih i konzultanata

• Naručivanje opreme, pristupa i ovlaštenja

• Upravljanje listama godišnjih odmora

• Podrška u programima uvođenja i internim aktivnostima

• Nabavka materijala, opreme i usluga

• Jednostavno izvještavanje u UBW

• Upravljanje fakturama i knjiženje po potrebi

• Planiranje internih sastanaka, radionica i konferencija

• Rezervacija prostorija, tehnike i ugostiteljskih usluga

• Izrada dnevnih redova, pisanje zapisnika i praćenje akcija

• Podrška rukovodećoj grupi odjela uključujući godišnji ciklus, dokumentaciju i koordinaciju gostiju

• Ažuriranje prezentacionog materijala i intraneta

• Pisanje jednostavnih osnova za odluke

• Upravljanje dokumentima na serveru i SharePointu

• Vodenje evidencije

• Doprinos u mreži administratora i razvoj procedura

• Dostupno vrijeme: oko 144 sata/mjesec

• Rad u rukovodećoj grupi: oko 12–15h/mjesec

• Zajednička pitanja odjela: oko 20–30h/mjesec

• Podrška jediničnim/sektorskim rukovodiocima: oko 100h/mjesec (oko 20h po rukovodiocu)

Raspodjela vremena je smjernica za planiranje i može varirati tokom vremena.

• Redovne provere sa odgovarajućim sektorskim/jediničnim rukovodiocima (1 put/mjesec)

• Provera prije sastanaka rukovodeće grupe (2 puta/mjesec)

• Tekući dijalog sa glavnim odgovornim rukovodiocem

• Odjelni administrator sam zakazuje provere i postavlja pitanja prioriteta po potrebi

Faza 1 (nedjelja 1–2/3)

• Uvođenje u Švedski električni sistem

• Obavezne obuke

• Pregled sistema i standardnih zadataka

• Upoznavanje sa rukovodiocima i mrežom administratora

• Preuzimanje tekućih zadataka od trenutnog administratora

Faza 2 (nedjelja 3/4–8)

• Uvođenje u rad rukovodeće grupe

• Upoznavanje sa godišnjim ciklusom i planiranjem

• Podrška sektorskim i jediničnim rukovodiocima

• Rješavanje predmeta

• Početak: 2026-02-02

• Trajanje: Do 2027-02-02

• Opcija: Mogućnost produženja do 2028-02-02

• Obim: 100%

• Lokacija: Sundbyberg (uglavnom na lokaciji, poneki dan rada na daljinu po dogovoru)

• Zahtjevi: Sigurnosna provjera i provjera registra